Успешная организация работы выставочного стенда на ведущей выставке по безопасности в Пекине

О том, как Komanda.Travel за 1,5 месяца организовала работу выставочного стенда заказчика на выставке Security China

кейсы корпоративных событий

Выставка Security China в Пекине — одна из крупнейших мировых площадок, посвящённых технологиям безопасности. Здесь демонстрируются инновации в области IT-безопасности, защиты от дронов (БПЛА), видеонаблюдения, систем контроля доступа и других передовых решений для обеспечения физической и информационной безопасности. Это событие привлекает тысячи участников со всего мира и считается ключевой платформой для обмена опытом и установления деловых связей.

Нашей компании поступил запрос от одного из ведущих российских производителей в области IT- и физической безопасности на организацию участия в этой выставке. На подготовку у нас было всего 45 дней.

Никита Илющенко

руководитель Отдела корпоративных направлений

«Обычно согласование стенда начинается минимум за 6 месяцев. Это связано с высокой популярностью выставки, где наличие свободных площадей крайне ограничено. Занять выгодное место, обеспечивающее максимальную проходимость, является не только важной, но и очень сложной задачей.

Работа затруднялась ещё и тем, что часть подготовительного периода совпала с недельными китайскими праздниками, что значительно ограничивало доступность ресурсов и требовало тщательной координации всех процессов».
  • Никита Илющенко
    руководитель Отдела корпоративных направлений
    «Обычно согласование стенда начинается минимум за 6 месяцев. Это связано с высокой популярностью выставки, где наличие свободных площадей крайне ограничено. Занять выгодное место, обеспечивающее максимальную проходимость, является не только важной, но и очень сложной задачей.
    Работа затруднялась ещё и тем, что часть подготовительного периода совпала с недельными китайскими праздниками, что значительно ограничивало доступность ресурсов и требовало тщательной координации всех процессов».

Задачи заказчика

  • Презентация продукции
    Основной целью участия в выставке была демонстрация эффективности решений компании в области защиты от беспилотных летательных аппаратов и IT-безопасности. Несмотря на приоритет внутреннего рынка из-за высоких текущих потребностей, заказчик планировал использовать выставку как стратегический этап подготовки к выходу на международный рынок в будущем.
  • Изучение новинок и передового опыта
    Одной из задач было анализировать технологии, представленные на выставке мировыми и китайскими лидерами отрасли. Это позволило бы заказчику получить представление о текущих трендах и изучить лучшие практики.
  • Поиск новых поставщиков
    Выставка предоставляла возможность установить контакты с потенциальными поставщиками оборудования и компонентов, которые могут сыграть ключевую роль в совершенствовании технологической базы компании.

Этапы реализации

1. Выбор и согласование места на выставке

После получения запроса первым шагом стал поиск подходящего места на выставке. Организаторы предложили несколько свободных площадей, но они располагались в малопроходимых зонах возле выхода, что не соответствовало требованиям заказчика.

Для улучшения условий размещения стенда мы предоставили презентацию компании и провели сложные переговоры. В результате удалось получить небольшую, но удачно расположенную площадь на центральной аллее выставки, что является ключевым фактором успеха.

2. Организация логистики

Вторым этапом стала доставка образцов продукции из России в Китай. Основная сложность заключалась в пересечении сроков доставки с неделей национальных праздников в Китае, что привело к временному снижению пропускной способности таможни.

Мы нашли специализированного перевозчика, который в сжатые сроки доставил груз. И на перевалочном складе в Пекине он оказался за два дня до начала застройки стенда, что позволило своевременно завершить подготовку.

3. Подбор и подготовка переводчиков

Для работы на стенде были привлечены два переводчика для увеличения пропускной способности. Специалисты заранее изучили всю информацию о компании, продуктах и особенностях взаимодействия с клиентами. За день до начала выставки переводчики встретились с командой заказчика для обсуждения нюансов работы, формата общения с партнёрами и правил делового этикета, включая обмен визитками.

4. Работа на выставке

Помимо работы на стенде, один из переводчиков вместе с командой заказчика провели переговоры с другими участниками выставки. В ходе этих встреч удалось установить предварительные договорённости с китайскими поставщиками оборудования и компонентов, которые могут быть полезны в будущем. Это позволило расширить деловые контакты и усилить потенциал сотрудничества.

4. Организация дополнительных мероприятий

По запросу заказчика была организована экскурсионная программа, включающая поездку на Великую Китайскую стену и посещение площади Тяньаньмэнь. Также были организованы два деловых ужина для действующих и потенциальных коллег заказчика. Мы забронировали специально отведенные зоны в ресторанах, где партнёры смогли обсудить коммерческие вопросы в комфортной обстановке.

итоги

  • Повышенный интерес к стенду
    Стенд заказчика вызвал гораздо больше интереса, чем ожидалось, благодаря удачному расположению на центральной аллее и демонстрации передовых технологий. Ажиотаж вокруг стенда подтвердил актуальность и конкурентоспособность решений заказчика.
  • Заложены основы для будущего сотрудничества
    Во время выставки удалось установить новые деловые контакты, которые в перспективе могут перерасти в долгосрочные партнёрства. На встречах с потенциальными клиентами и поставщиками были обсуждены предварительные договорённости, которые заложили потенциал для дальнейшего сотрудничества.
  • Признание передовых технологий
    Продукция компании была воспринята как инновационная и востребованная. Это укрепило позиции заказчика на рынке и подтвердило, что его решения готовы к масштабированию и дальнейшему развитию, включая международный рынок.
Этот проект стал ярким примером того, как в условиях ограниченного времени и ресурсов можно достичь высоких результатов благодаря комплексному подходу и слаженной работе команды.

Оставьте заявку

Заполните форму и наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время
Нажимая на кнопку Отправить вы соглашаетесь с политикой конфеденциальности